Hóa đơn điện tử là gì?

Trong công việc, hóa đơn là thứ không thể nào thiếu, nó giúp ghi nhận và lưu lại thông tin tin bán hàng. Nếu như trước đây chúng ta quen thuộc với loại hóa đơn giấy thì ngày nay hóa đơn điện tử được đưa vào áp dụng và trở nên phổ biến hơn. Vậy hóa đơn điện tử là gì? và quy định về hóa đơn điện tử năm 2020 ra sao? Hãy cùng Invert tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Đây là loại hóa đơn được Bộ Tài Chính áp dụng cho các doanh nghiệp để thay thế cho hóa đơn giấy. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được hiệu quả nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Nếu như đối với hóa đơn giấy, người thực hiện phải viết tay và sử dụng trên giấy thì hóa đơn điện tử tiên tiến hơn một bậc. Nó là tập hợp những thông tin, dữ liệu về kinh doanh, mua bán hàng hóa cũng như cung ứng dịch vụ. Nó được khởi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.

Nói một cách dễ hiểu thì hóa đơn điện tử là một hình thức thanh toán điện tử. Những nhà kinh doanh hoặc là đối tác của họ sẽ sử dụng phương thức này để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa các bên, nhằm đáp ứng được những thỏa thuận thương mại mà họ đã đề ra.

Mỗi hóa đơn điện tử phải đảm bảo được hai nguyên tắc chính đó chính là: Số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Lưu ý mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất không được trùng lặp.

Chỉ có những tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa hoặc là dịch vụ đã được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật mới được khởi tạo và xử lý hóa đơn điện tử.

2. Quy định về hóa đơn điện tử năm 2020

Để chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử Nhà nước đã có một thời gian cho thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử và ra quyết định áp dụng loại hóa đơn này chính thức từ ngày 1/1/2018 đối với những doanh nghiệp đã hết hóa đơn giấy và bắt đầu cho tất cả các doanh nghiệp từ ngày 1/1/2020 theo nghị định  119/2018/NĐ-CP.

3. Những đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử:

Thứ nhất là những tổ chức hoặc là doanh nghiệp thường phát hành với số lượng hóa đơn lớn như là hóa đơn viễn thông, truyền hình hoặc là điện, nước.

Thứ hai là những đơn vị có nhiều chi nhánh ở trên các tỉnh thành của đất nước.

Thứ ba, Các đơn vị có khách hàng ở nhiều tỉnh thành và không tập trung.

Thứ tư các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

4. Vậy quy trình phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Có 3 bước để có thể phát hành lại hóa đơn điện tử:

Bước 1: Các đơn vị tổ chức doanh nghiệp phải đăng ký phát hành với cơ quan thuế.

Bước 2: Tiến hành khởi tạo hóa đơn điện tử.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử để có thể sử dụng.

5. Thời gian áp dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như thế nào?

Các doanh nghiệp dựa vào mốc thời gian ngày 1/11/2018 để xác định công ty của mình có còn được sử dụng hóa đơn giấy hay phải chuyển sang hóa đơn điện tử.

Trước ngày 1/11/2008: Tại thời điểm này nếu như doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn giấy hoặc là thông báo phát hành hóa đơn đặt in thì vẫn có thể sử dụng hóa đơn này.

Sau ngày 1/11/2018: Nếu như Doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng tối đa đến ngày 1/11/2020. Khi đã đến mốc thời gian này mà chưa sử dụng hết thì hóa đơn giấy phải bị hủy.

Đối với những Doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Những doanh nghiệp nào được thành lập từ ngày 1/11/2018 phải bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

6. Quy định về xử lý hóa đơn điện tử bị nhầm hay sai

Nếu như hóa đơn điện tử bị sai thông tin, khách hàng muốn làm lại hóa đơn khác thì công ty phải lập biên bản điều chỉnh sai và thu hồi hóa đơn trên hệ thống.

Mặc dù hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý và thuận tiện khi sử dụng nhưng nó cũng sẽ có khó khăn nhất định đối với những doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn không có nguồn nhân lực có chuyên môn thì điều này sẽ trở nên khó khăn hơn. Vì hóa đơn điện tử muốn áp dụng hiệu quả thì bản thân mỗi doanh nghiệp cần phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt và có nguồn nhân lực chuyên môn nhất định.

Đối với những người đã quen sử dụng hóa đơn giấy thì việc chuyển sang hóa đơn điện tử cũng là một thách thức cần phải học hỏi nhiều.

Trên đây là một vài thông tin về hóa đơn điện tử cũng như quy định về hóa đơn điện tử năm 2020. Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về hóa đơn điện tử và áp dụng nó đúng cách theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: 

• 3 LƯU Ý của Hóa đơn điện tử 
• Quy trình xuất hóa đơn điện tử
• Cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản

Đăng ký theo dõi kênh Bất Động Sản Invert để nhận thông tin các dự án mới nhất.