Scan là gì? Cách scan giấy tờ & các loại máy scan phổ biến 2024

Hiện nay, việc số hóa giấy tờ, hồ sơ và các văn bản khác đã trở nên phổ biến nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại. Trong đó, bản scan đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều tiện ích. Vậy scan là gì? Hãy cùng INVERT giải đáp thắc mắc thông qua bài viết sau.

Scan là gì? Máy Scan là gì?

Scan là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu và hình ảnh trên giấy thành dạng số, file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Quá trình scan được thực hiện thông qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc ứng dụng scan trên smartphone.

Máy scan hoạt động tương tự như máy photocopy, thu thập hình ảnh điện tử của trang giấy bằng cách chuyển đổi cường độ sáng thành thông tin số. Sau đó lưu trữ dưới dạng file trên máy tính hoặc điện thoại. Có thể nói, scan là quá trình ngược lại so với máy in và máy photocopy, chuyển đổi giấy tờ sang các file "ảo" trên máy tính.

Nếu tài liệu scan có chứa văn bản, bạn có thể sử dụng phần mềm OCR (quang học nhận dạng ký tự) để chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

Công dụng hữu ích của Scan

1. Lưu trữ tài liệu quan trọng

Để đảm bảo an toàn và tiện lợi trong việc lưu trữ tài liệu quan trọng, việc scan tài liệu trở nên cần thiết hơn. Bằng cách sử dụng máy scan, bạn có thể chuyển đổi tài liệu thành dạng số, giúp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp trong việc sao lưu và bảo quản tài liệu một cách cẩn thận. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

2. Tiết kiệm không gian văn phòng

Chiếc máy scan, với kích thước nhỏ gọn, không chiếm quá nhiều không gian, trở thành một công cụ vô cùng tiện ích trong văn phòng.

Thêm vào đó, hiện nay có những máy in tích hợp chức năng scan và copy, giúp bạn tiết kiệm không chỉ không gian mà còn cả số lượng thiết bị, đáp ứng nhiều nhu cầu công việc chỉ với một thiết bị duy nhất.

3. Độ bảo mật thông tin an toàn, tuyệt đối

Trong quá trình lưu trữ thông tin, việc sử dụng scan để chuyển đổi tài liệu sang dạng số và thiết lập mã truy cập bảo mật cho nội dung quan trọng làm tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. 

Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF, và việc áp dụng chữ ký số cực kỳ bảo mật đảm bảo và xác thực của tài liệu. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi việc truy cập trái phép và đảm bảo rằng chỉ người dùng có quyền truy cập mới có thể xem và sử dụng các tài liệu quan trọng này.

4. Tìm kiếm tài liệu đơn giản, nhanh chóng

Quá trình chuyển đổi tài liệu từ bản cứng sang các tệp file trong máy tính mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Scan giúp việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Đặc biệt, các máy scan mới tích hợp các tính năng chia sẻ tài liệu, cho phép người dùng gửi các tệp scan qua email, công cụ đám mây và các ứng dụng khác từ bên thứ ba.

Nhờ tính năng này, người dùng có thể truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại văn phòng công ty. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt, cho phép họ làm việc hiệu quả và tiếp cận thông tin cần thiết ngay cả khi không có trực tiếp trên các thiết bị công ty.

5. Khôi phục dễ dàng tài liệu bị mất

Trong những trường hợp không may khi tài liệu quan trọng của bạn bị mất, việc scan và lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, và các dịch vụ khác, có thể giúp bạn khôi phục lại những dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.

Qua quá trình scan, tài liệu được chuyển đổi thành dạng số và lưu trữ an toàn trên nền tảng điện tử. Việc sử dụng các ứng dụng lưu trữ trực tuyến cho phép bạn truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào kết nối internet. Điều này giúp bạn dễ dàng khôi phục lại những thông tin quan trọng mà không cần phải tốn thời gian tìm kiếm trong các tài liệu giấy tờ truyền thống.

6. Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Thông thường, phương pháp lưu trữ truyền thống mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu cần thiết. Tuy nhiên, sử dụng máy scan giúp tài liệu được lưu trữ một cách linh hoạt hơn. Cách làm này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm và truy cập tài liệu, từ đó tăng hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, nhân viên cũng có thể dễ dàng tra cứu và lấy lại tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng khác. Quá trình tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản và tiện lợi hơn.

Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Cách để scan giấy tờ bằng máy scan:

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Đầu tiên, bạn kết nối máy tính và máy scan -> Bạn mở nắp máy scan lên -> Tiến hành úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, sao cho áp sát vào mặt kính. 

Khi đó, chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy. Thông thường, vị trí này sẽ được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Kế đến, bạn mở phần mềm scan -> Bạn điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu.

Tới đây, sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, bạn bấm vào nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

Tiếp đó, bạn điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Và sau khi tài liệu đã được scan xong, ngay lúc này phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn điều chỉnh thêm. Điển hình như thay đổi hướng của hình ảnh,....

Đặc biệt, nhớ chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Trong quá trình này, bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu 

Tới đây, sau khi tài liệu đã scan xong, bạn sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành 1 tài liệu có nhiều trang. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.

Các loại máy scan phổ biến hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có nhiều thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP,... cung cấp nhiều mẫu máy scan đa dạng và đa chủng loại. Dưới đây là những loại máy scan phổ biến và được sử dụng rộng rãi.

1. Máy Scan hình phẳng (Flatbed)

Máy Scan hình phẳng (Flatbed) là loại máy scan phổ biến nhất. Cách hoạt động tương tự như máy photocopy, trong đó bạn đặt tài liệu lên mặt phẳng và sử dụng đèn để quét ảnh.

Máy scan hình phẳng mang đến chất lượng quét cao nhất. Ngoài ra, một số dòng máy còn được trang bị tính năng quét phim, cho phép chuyển đổi hình ảnh từ phim sang dạng số.

Giá: Dao động từ 2.000.000 đ - 33.590.000 đ

2. Máy Scan di động

Máy Scan di động có cấu trúc tương tự máy scan phẳng. Với thiết kế nhỏ gọn và tiện lợi, máy scan di động dễ dàng mang theo khi cần di chuyển. Ngoài ra, máy scan di động cho phép bạn scan tại bất kỳ vị trí nào. 

Tuy nhiên, máy này có hạn chế là chỉ có thể scan từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động. Do đó, quá trình scan tài liệu có thể tốn thời gian. Máy scan di động cũng có chất lượng hình ảnh thấp hơn so với các loại máy khác, nhưng lại là lựa chọn phù hợp cho công việc cần di chuyển.

Giá: Dao động từ 1.300.0000 - 13.000.000đ

3. Máy Scan ADF

Máy Scan ADF được xem là một trong những lựa chọn hàng đầu trên thị trường hiện nay nhờ tính năng nạp giấy tự động. Với thiết kế nhỏ gọn, máy có thể dễ dàng được đặt trên bàn làm việc để thực hiện các thao tác một cách tiện lợi hoặc di chuyển đến nơi khác.

Giá: Dao động từ 6.950.000 ₫ - 10.000.000 đ

4. Máy Scan book

Máy Scan book sử dụng công nghệ tiên tiến SEETM, cho phép quét hình ảnh rõ nét đến mức chỉ cách bề mặt 2mm. Điều này giúp đảm bảo rằng các trang sách được quét sẽ được tái hiện chính xác và độ nét cao, cho phép người dùng thuận tiện trong việc quét và lưu trữ nội dung từ các sách, báo, tài liệu liên quan.

Giá: Dao động từ 17.900.000 đ - 21.999.000 đ

5. Máy quét hình 3 chiều

Máy quét hình 3 chiều có khả năng quét và tái tạo các vật thể 3 chiều, thường được sử dụng để tạo ra các mô hình 3 chiều. Loại máy scan này rất phổ biến trong các ngành công nghiệp giải trí như sản xuất phim, trò chơi và thiết kế in ấn, nơi mà việc tái tạo các đối tượng 3D chính xác là cực kỳ quan trọng.

Giá: Dao động từ 17.500.000 đ - 19,990,000₫

6. Máy quét hình nạp giấy (Sheet-fed)

Máy quét hình nạp giấy này cho phép nạp giấy từng trang, giống như máy in, giúp quét tài liệu rời một cách nhanh chóng. Loại máy này phù hợp khi bạn cần quét nhiều trang tài liệu rời. Tuy nhiên, máy không thể quét các tài liệu đã đóng thành cuốn.

Giá: Dao động từ 7.662.000đ - 15,990,000₫

7. Máy quét hình đa chức năng

Máy quét hình đa chức năng kết hợp nhiều tính năng quét, in và sao chụp (scan, in, photo, fax, ...). Với khả năng quét hình và in đen trắng hoặc màu, loại máy này là sự lựa chọn lý tưởng cho các văn phòng quy mô vừa và nhỏ.

Giá: Dao động từ 5.840.000 - 50,000,000₫

Qua những thông tin ở trên, hy vọng bài viết giúp bạn giải đáp được thắc mắc scan là gì. Từ đó, biết được cách scan giấy tờ bằng máy scan cũng như những máy scan phổ biến trên thị trường hiện nay.