Cách viết Email chuẩn bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh chuyên nghiệp 2024

Là một hình thức trao đổi thông tin được ra đời từ lâu nhưng đến ngày hôm nay, Email vẫn là một phần không thể thiếu trong học tập cũng như trong công việc của con người. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể viết được một email chuẩn.

Sau đây, đội ngũ INVERT chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết email chuyên nghiệp, vô cùng chi tiết, dễ hiểu thông qua bài viết sau.

Email là gì? Ưu điểm của việc gửi Email?

Email hay E-mail (Thư điện tử) là một trong những phương tiện trao đổi thông tin giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính,...thông qua mạng Internet với nhau.

Bên cạnh đó, Email còn là yếu tố quan trọng để bạn có thể đăng kí một số tài khoản cũng như giúp hỗ trợ lấy lại nick khi gặp sự cố. Thường thì, các dịch vụ Email đều được miễn phí.

*Ưu điểm của việc gửi Email

Không chỉ trao đổi thông tin an toàn và nhanh chóng mà Email còn mang lại rất nhiều lợi ích đến nổi hầu như ai cũng sở hữu cho mình một địa chỉ Email. Điển hình như:

Tiết kiệm thời gian: Việc viết thư bẳng máy sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian thay vì viết tay cũng như gửi thư đi một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm chi phí: Ngoài chi trả cho dịch vụ Internet thì việc gửi Email là hoàn toàn miễn phí. Bạn sẽ không mất tiền mua tem và phí gửi bưu chính.
Có thể gửi tệp đính kèm: Mỗi Email sẽ cho phép bạn gửi nhiều tệp đính kèm như ảnh, tài liệu, video,...
Lưu trữ dài hạn: Các Email được gửi sẽ được lưu giữ trong thời gian dài và không bị thất lạc hay hư hỏng do tác động bên ngoài.
Tính bảo mật cao: Bạn chỉ có thể đọc và đăng nhập vào Email khi có mật khẩu nên các bạn không cần phải lo lắng bị đọc trộm
Thân thiện với môi trường: Vì không sử dụng bìa cứng giấy, keo dán nên Email đã góp phần bảo vệ tài nguyên môi trường rồi.

Hướng dẫn các cách viết Email chuẩn xác, chuyên nghiệp

1. Format một lá thư thông thường

Thông thường khi viết một Email bạn phải đảm bảo tuân thủ format chuẩn như:

Người nhận: Bạn cần nhập đúng địa chỉ email của người nhận và nắm được cách sử dụng công cụ CC và BCC
Chủ đề: Phần này sẽ xuất hiện đầu tiên cho người nhận trước đọc Email của bạn. Nên hãy viết chủ đề rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích nhất...có thể, tránh dài dòng.
Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....
Nội dung: Bạn nên viết nội dung ngắn gọn, xúc tích, trình bày rõ ràng, nên gạch đầu dòng từng ý..
Chữ ký: Bạn cần nên có Lời cảm ơn và những thông tin cá nhân hoặc đơn vị bạn đang làm việc kèm theo chữ kí để cho người nhận mail dễ dàng liên lạc lại với bạn.
File đính kèm: Bạn cũng đừng quên gửi kèm file nếu có nhé, không thì người nhận sẽ đánh giá thấp về bạn đấy.

2. Cách viết Email Tiếng Việt chuẩn

Đặt tiêu đề Email rõ ràng, dễ hiểu: Tiêu đề Email là cái tiên quyết để người nhận có thể đọc hoặc không đọc Email của bạn. Chính vì vậy bạn phải viết tiêu đề Email sao cho ngắn gọn nhất có thể cũng như đúng trọng tâm nội dung bạn muốn truyền tải. Sau đây là một số ví dụ về tiêu đề mail các bạn thường hay mắc phải và một số tiêu đề chuẩn bạn có thể tham khảo:

Đặc biệt, trong các Email đi xin việc, bạn cần đọc kỹ các thông tin tuyển dụng cũng như các yêu cầu ghi tiêu đề nếu có. Nếu không thì bạn có thể trình bày đủ 3 yếu tố: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Ngày tháng

Bên cạnh đó, cũng không nên gửi đi gửi lại cùng 1 Email nhiều lần. Vì Email outlook của bạn sẽ xuất hiện thêm từ "Re" và "Fw" vào tiêu đề trang. Điều này sẽ khiến bạn thiếu đi sự tinh tế và người nhận sẽ không biết được bạn thực sự gửi Email nào.

Sử dụng tên hay địa chỉ Email chuyên nghiệp: Ngoài việc quan tâm đến tiêu đề thì bạn chắc cũng muốn biết ai là người đã gửi email cho mình đúng không? Bạn nên đặt tên Email của mình 1 cách nghiêm túc.

Nếu tên bạn quá dài thì bạn chỉ cần đặt họ - tên và một vài con số có ý nghĩa để làm điểm nhấn riêng cho bạn là được rồi. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt theo tên của cơ quan, tổ chức bạn đang làm việc sau đuôi Email để tạo cảm giác đáng tin cậy (ví dụ: @hotcourses.vn, utc2.vn,...)

Đặc biệt, bạn tuyệt đối tránh đặt tên mail quá "teen code" như: tinhdonphuong@, cobelolem123, bayboy@,...vì nó sẽ làm bạn không được đánh giá cao.

Bạn gửi đúng theo tên của người nhận: Đương nhiên, bạn gửi Email cho ai thì bạn nên chào tên và chức vị của họ. Nếu bạn và người nhận quá thân thiết, bạn cũng có thể mở đầu bằng "Hi/ Xin chào/ Chào bạn,...+ [tên riêng] + [dấu phẩy]. Tuy nhiên, bạn chỉ nên dùng dấu phẩy đối với người Việt mình thôi nhé, bởi vì dấu phẩy đối với người nước ngoài lại mang nghĩa như bạn đang gào vào mặt họ.

Còn trong trường hợp bạn cần gửi Email cho nhiều người, bạn hãy nhấn mạnh một số người cần thiết phải đọc Email này và dùng "Cc" nhé (ví dụ như Gửi Chị Huệ, Chị Lan, Chị Hồng)

Nội dung của Email: Đối với Email trong công việc, tuỳ vào thời điểm mà bạn có thể có những cách viết và cách trình bày khác nhau. Nhưng nhìn chung bạn vẫn phải đảm bảo 3 phần:

+ Mở bài: Trình bày rõ ràng, cụ thể vấn đề

+ Thân bài: Đề cập tới những nhận định, phương án hay mục đích cụ thể bạn viết Email

+ Kết bài: Bạn cảm ơn hay yêu cầu được góp ý hoặc nhận thư hồi đáp một cách tinh tế cho các câu hỏi liên quan đến vấn đề bạn đã nêu trên.

Cách trình bày: Giữa các phần của Email bạn nên để cách 1 dòng (Enter) để người nhận dễ đọc hơn. Ngôn ngữ trong Email của bạn nên ngắn gọn, dễ hiểu cũng như tránh lạm dụng hay viết các từ mang tính cảm xúc, đùa cợt hay khó hiểu trong Emai.

Bên cạnh đó, bạn chỉ nên dùng 1 font chữ, 1 - 2 size chữ và 1 -2 màu chữ. Bạn cũng không được tuỳ tiện viết hoa, viết tắt hay sử dụng các từ teen code như: mk, hok, đc, ik, bik,...vào Email.

Đính kèm tệp và hình ảnh: Đây là một phần rất quan trọng trong việc gửi Email. Bạn cần kiểm tra đủ số lượng trước khi gửi hoặc bạn cũng có thể đổi tên file giống tên tài liệu để người nhận dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ.

Bạn cũng có thể đánh dấu những phần quan trọng bằng các công cụ như Word, excel, paint,..để người đọc chú ý những chỗ quan trọng

Chữ kí: Nếu như phần đầu thư bạn chưa giới thiệu nhiều về mình thì chữ ký sẽ góp phần thể hiện bạn là ai, bạn đến từ đâu và bạn chuyên nghiệp như thế nào. Đây cũng là một phần giới thiệu rất lịch sự và tế nhị mà bạn cần làm để giúp cho Email bạn trở nên chỉnh chu hơn.

3. Cách viết Email Tiếng Anh chuẩn

Phần chào hỏi (Greeting): Trường hợp bạn biết tên người nhận, cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Ms. Pham, Dear Mr. Brown,...

Trường bạn chưa biết tên người nhận, cấu trúc: “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

Trường hợp bạn có mối quan hệ gần gũi, cấu trúc: Dùng tên first name

Ví dụ: Hi Ken, Dear Kelly….

Bên cạnh đó, dù đây có là một Email phàn nàn hay trách móc thì bạn cũng nên dùng Dear ở đầu thư và please khi muốn yêu cầu để thể hiện lễ độ.

Phần hỏi thăm (Opening comment)

Bạn hỏi thăm thân mật: Bạn khoẻ không, dạo này bạn thế nào?

Ví dụ: How are you? How are things? How are you doing? How have you been?

Bức thư hồi đáp: Cảm ơn vì đã hồi đáp, cảm ơn vì đã liên lạc với công ty...

Ví dụ: Thank you for your prompt reply, Thank you for getting back to me, Thank you for contacting ABC Company

Lý do viết thư (Introduction)

Để nêu lý do bạn có thể sử dụng cấu trúc: I am writing to +...

Ví dụ:

+ I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)

+ I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

+ I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)

+ We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/ apologize.

Ngoài ra, bạn cũng không được dùng các từ viết tắt mà bạn phải viết đầy đủ các từ như: I am, I will, I have seen, I do not, … Bên cạnh đó, cũng tránh dùng các từ tiếng lóng, thô tục hay quá thân mật như: wanna, kid, dad, mate, …

Nội dung Email ( Main point)

Nội dung trong Email Tiếng Anh của bạn cũng cần phải ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ ý. Ngoài ra, bạn cần dùng chính xác các dấu chấm, dấu phẩy để tránh hiểu sai nghĩa.

Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý một số cụm từ sau để có thể tiết kiệm được thời gian viết thư nhé:

Trường hợp 1: Nội dung đề cập tới những vấn đề đã trao đổi trước đó

+ As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)

+ As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

+ As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

+ As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

+ Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)

Trường hợp 2: Nội dung yêu cầu

+ I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

+ I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)

+ I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )

+ I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

+ I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)

+ I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)

Trường hợp 3: Nội dung thông báo tốt

+ We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)

+ You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Trường hợp 4: Nội dung thông báo xấu

+ It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

+ We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

+ After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Trường hợp 5: Nội dung đề cập đến các file đính kèm

+ Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

+ Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

+ Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

Kết thúc Email (Concluding sentence)

Để kết thúc 1 Email bằng Tiếng Anh, bạn có thể viết như sau:

+ I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)

+ Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

+ If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)

+ I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

Ký tên trên Email (Signing off )