Cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản, nhanh và chính xác

Bạn đang gặp rắc rối trong việc tìm cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel để giải quyết công việc của mình? Tuy nhiên, bạn vẫn còn đang loay hoay và chưa tìm được cách tối ưu nhất vì đánh theo cách thủ công thì biết bao giờ mới xong được.

Đừng lo, đội ngũ INVERT chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel một cách chi tiết, vô cùng đơn giản, dễ hiểu thông qua bài viết sau.

I. Lợi ích của việc đánh nhanh số thứ tự trong Excel

"Đánh số thứ tự trong Excel" là một thuật toán trong thống kê được sử dụng phổ biến nhất với nhiều lợi ích và ưu điểm vượt trội mà nó mang lại. Một số ưu điểm nổi trội của việc đánh số thứ tự trong Excel như:

• Sắp xếp các dữ liệu theo một trật tự
• Theo dõi và quản lý dễ dàng các thông tin đã thu thập được
• Tiết kiệm được thời gian
• Thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc

II. Hướng dẫn các cách đánh số thứ tự trong Excel

1. Đánh số thứ tự trogng Excel bằng cách kéo chuột

Đây là một trong những cách làm đơn giản và được nhiều người ưa chuộng nhất. Chỉ với một thao tác chuột, bạn có thể đánh bao nhiêu số trên Excel cũng được. Cách làm của thao tác này như sau:

- Bước 1: Đầu tiên, mở file, tệp Excel -> bạn nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên -> Dùng chuột khoanh vùng 2 ô vừa điền số.

- Bước 2: Để chuột vào góc dưới bên trái của ô vừa tô đến khi xuất hiện hình vuông nhỏ -> Sử dụng chuột kéo xuống là có thể đánh số thứ tự.

2. Đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức

Ngoài việc dùng chuột để đánh số thứ tự bạn cũng có thể dùng công thức để thực hiện việc đánh số này một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở file, tệp Excel lên -> bạn nhập số thứ tự vào ô đầu tiên -> Ở ô tiếp theo, bạn nhập công thức "= vị trí ô vừa điền + 1" 

Ví dụ: Nhập số thứ tự ở ô đầu tiên tại vị trí A2, bạn nhập công thức ô bên dưới "=A2+1" như hình sau.

- Bước 2: Tiếp theo, ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó dùng chuột kéo xuống tới vị trí bạn muốn đánh số là xong.

3. Đánh số thứ tự trong Excel bằng SEQUENCE

Một trong những cách đánh số đơn giản, bạn cũng có thể dễ dàng thực hiện đó chính là dùng hàm SEQUENCE. Để sử dụng hàm này bạn chỉ cần thực hiện:

Tiến hành chọn ô bắt đầu dãy số ->Sau đó, nhập công thức "=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)" -> Nhấn chọn Enter là hoàn thành.

Ví dụ: Đánh số cho 7 hàng, bạn sử dụng công thức "=SEQUENCE(7)".

4. Đánh số thứ tự trong Excel bằng Auto Fill

Auto Fill là một trong những cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và hiệu quả mà bạn không thể bỏ qua. Tuy nhiên, đối với cách làm này nếu thanh Ribbon của bạn chưa thấy có Auto Fill, bạn có thể kích hoạt để nó hiển thị lên bằng cách làm theo các bước sau:

- Bước 1: Tiến hành vào File trước tiên.

- Bước 2: Nhấn chọn Options

- Bước 3: Bấm vào Customize Ribbon -> Chọn vào filter All commands -> Tìm và chọn mục Fill Series or Pattern.

- Bước 4: Song song đó, bên bảng Main Tabs tại Home -> Bạn nhấn chuột phải, chọn All new Group

-Bước 5: Sau đó, bạn nhấn chọn lại Fillter Series or Pattern -> Chọn Add -> Bấm OK là xong.

Sau khi kích hoạt chức năng Auto fill thành công, bạn tiến hành đánh số thứ tự như sau:

- Bước 1: Mở file, tệp Excel lên, tiến hành nhập số thứ tự cho ô đầu tiên -> Ấn chọn Fill -> Nhấn Series

* Lưu ý: Trong cách làm này có 4 loại đánh số

• Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần
• Growth: Đánh số theo kiểu lũy tiến
• Date: Đánh số theo ngày tháng
• Auto Fill: Đánh số theo kiểu tự động điền

- Bước 2: Tiếp theo, chọn Columns nếu đánh số theo cột, Rows nếu đánh số theo hàng. 

Trong bài hướng dẫn này, INVERT chúng tôi chọn kiểu Linear để đánh số theo kiểu tăng dần.

Tại đây, bạn nhập số thứ tự bắt đầu -> tiến hành vào mục Step value -> Bạn nhập số thứ tự cuối cùng vào Stop value -> Nhấn OK

Các dãy số thứ tự đã được bạn chỉnh sửa sẽ được hiển thị như màn hình dưới đây.

5. Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill Series

Trong nhiều trường hợp, tính năng Fill Series trên Excel được sử dụng khi bạn không cần tùy chỉnh nhiều để đánh số thứ tự. Số thứ tự sẽ được tự động nhập mà bạn không cần kéo chuột tới vị trí đánh. Bên cạnh đó, còn tích hợp thêm một số tính năng như kiểu số thứ tự, đánh số thứ tự cho cột, cho dòng mà bạn tha hồ lựa chọn.

- Bước 1: Bạn tiến hành kéo cột số thứ tự -> nhập số 1 tại ô đầu tiên -> Dùng chuột kéo xuống các ô còn lại. Tất ô được kéo sẽ hiển thị 1

- Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu cộng như hình bên dưới -> Mở mục Auto Fills Options -> Chọn vào Fill Series. Lúc này, số thứ tự sẽ tự động được điền tới số thứ tự cuối cùng bạn chọn.

6. Đánh số thứ tự trong Excel bằng SUBTOTAL lồng với IF (đánh số thứ tự trừ những hàng trống)

* Một số lưu ý:

• Khi sử dụng chức năng Filler bạn mới áp dụng được cách này.
• Số thứ tự của giá trị được chọn khi sử dụng hàm SUBTOTAL sẽ được đánh số lại từ đầu. Đây là sự khác biệt đối với hàm COUNTA, số thứ tự từng giá trị vẫn bị giữ nguyên khi lọc.
• Cách đánh số này chỉ được áp dụng trên cột, không hỗ trợ áp dụng trên hàng

* Cú pháp của hàm SUBTOTAL: Thực hiện lồng 2 hàm: hàm IF và hàm SUBTOTAL theo cú pháp:

"=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;...))"

* Giải thích ý nghĩa công thức:

+ logical_test: Là điều kiện của hàm IF.

+ [value_if_true]: Là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.

+ [value_if_false]: Là giá trị trả về nếu điều kiện sai.

+ function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số ( số 3 tương đương với hàm COUNTA).

+ ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Có 1 bảng dự liệu với các hàng trống, bạn cần điền số thứ tự một cách tự động với các mặt hàng từ các hàng trống.

- Bước 1: Tiến hành nhập hàm "=IF(B2="","", SUBTOTAL(3,$B$2:B2))"

* Ý nghĩa của hàm:

Ở hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)), ta có:

+ function_num = 3: Là hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Đếm số ô không trống.

+ ref1 =$B$2:B2: Được hiểu là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Giá trị đầu tiên phải luôn được khóa, ở đây là B2, nếu không được khóa, các ô bên dưới sẽ bị lỗi khi chạy hàm).

Đối với hàm: IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2)), ta có:

+ C3="";"": Nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ rỗng.

+ SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ tiếp tục sử dụng hàm SUBTOTAL.

7. Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW

Để đánh số thứ tự bằng hàm ROW trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Tại ô đầu tiên, bạn nhập "=ROW(A1)". Sau đó, nhấn ENTER máy tính sẽ tự động hiện lên số 1 (số thứ tự) tương ứng.

- Bước 2: Nhấn vào dấu chấm xanh ở góc tại ô đầu tiên, sau đó kéo chuột tới ô bạn cần đánh số là hoàn thành.

8. Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm OFFSET

Trong hàm OFFSET, bạn cũng hoàn toàn có thể đánh số thự tự theo các thao tác sau:

- Bước 1: Tại ô đầu tiên, bạn nhập cú pháp "OFFSET" 

Trong đó: Hàm OFFSET (reference, rows, cols, [height], [width]) có các đối số:

• Tham chiếu: Là vùng mà bạn muốn căn cứ làm khoảng cách tham chiếu.
• Rows: Là số hàng bạn muốn tham chiếu. Bạn có thể chọn hàm số dương (dưới vùng tham chiếu bắt đầu), hàm số âm (trên vùng tham chiếu bắt đầu).
• Cols: Là số cột bên trái, bên phải bạn muốn tham chiếu. Bạn có thể chọn cột số dương (bên phải vùng tham chiếu bắt đầu), cột số âm (bên trái cột tham chiếu bắt đầu)
• Height: Là chiều cao số dương tính bằng số hàng mà bạn muốn tham chiếu trả về
• Width: Là độ rộng số dương tính bằng cột mà bạn muốn tham chiếu trả về

  

   

- Bước 2: Tiến hành điền đối số vào hàm " OFFSET()

Ví dụ: Điền "= OFFSET(A2,-1,0)+1" để bắt đầu đánh số thứ tự. Trong đó, A2 sẽ là địa chỉ ô hiện tại trong giá trị tham chiếu. Nhấn ENTER để số thứ tự đầu tiên được chèn vào.

- Bước 3: Ấn chọn dấu chấm xanh ở góc ô đầu tiên, sau đó kéo chuột tới ô bạn cần đánh số là hoàn tất.

9. Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA khi các hàng có sẵn dữ liệu

Trong Excel, hàm COUNTA() được sử dụng để đếm các ô có dữ liệu. Dữ liệu cũng có thể là các khoảng trống. Để sử dụng hàm COUNTA bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Bạn cần xác định phạm vi bạn muốn đếm. Sau đó, tiến hành nhập hàm "COUNTA()"

Ví dụ: Hãy đếm các ô từ B2 ->B6. Thì bạn chỉ cần nhập "=COUNTA(B2:B6) là xong

- Bước 2: Tiếp theo, chọn ô kết quả. Tại đây, ô sẽ trả về kết quả hàm COUNTA()

Ví dụ: Hãy chọn ô Tổng Mục nhập là nơi trả kết quả biến đếm dữ liệu về. Tại đây, kết quả trả về cho bạn sẽ là 14.

-  Bước 3: Tại bước này, bạn hoàn toàn có thể đếm số ở nhiều ô phạm vi

Ví dụ: Cần đếm số ở 2 bảng dữ liệu. Bạn chỉ cần nhập hàm "=COUNTA(B2:D6, B9:D13) là ra.

10. Đánh số thứ tự trong Excel tự động khi thêm hoặc xóa hàng

Trong nhiều trường hợp bạn cần thêm hoặc xóa hàng, số thự tự cũng sẽ được đánh đúng theo ý bạn khi bạn sử dụng hàm ROW(), chỉ cần bạn thực hiện:

- Bước 1: Tiến hành nhập hàm "=ROW() - 1" vào ô bắt đầu đánh số thứ tự mà bạn muốn -> Chọn vào dấu chấm xanh ở góc ô đầu tiên, sau đó kéo chuột tới ô bạn cần đánh số

* Lưu ý: Có thể thêm, bớt (cộng, trừ) ở hàm ROW() để khớp với dãy đánh số bạn mong muốn.

- Bước 2: Tại đây, bạn tạo bảng cho các phạm vi dữ liệu -> ấn vào Insert -> Chọn Table -> Trong mục Create Table nhập vùng dữ liệu trong phạm vi mà bạn muốn tạo bảng.

- Bước 3: Bấm vào OK là hoàn thành. Bảng của bạn cũng đã được tự động cập nhật số hàng mong muốn khi bạn chèn hay xóa dữ liệu trước đó ở bảng.

III. Một số lỗi gặp phải khi đánh số thứ tự trong Excel

* Tại sao số thứ tự trong Excel không kéo được? Nếu bạn muốn đánh số thứ tự bằng cách kéo ô, đầu tiên bạn phải bôi đen ô bạn muốn chọn. Sau đó, rê chuột xuống góc ô thứ 2, khi nào hiển thị dấu thập đen bạn mới bắt đầu kéo chuột để đánh số.

Nếu như chữ thập đen không xuất hiện tức là nó đang gặp lỗi, bạn có thể thoát ra rồi vào thực hiện lại theo các bước đã được hướng dẫn ở trên.

* Số thứ tự không được đánh liên tục thì phải làm sao? Bạn có thể sử dụng 2 công thức sau để đánh số thứ tự một cách liên tục

• Công thức 1: "= if($b1<>””,counta($b$1:$b1),””) " (với điều kiện ô B1 hoàn toàn không có dữ liệu hoặc công thức)
• Công thức 2: "= if(Len(B1)>0,CountA($B$1:B1),””)"

* Không tìm được Fill Series trong Excel? Trong một số trường hơp, khi sử dụng Hand -fill lại không sao chép được công thức từ dòng trên xuống dòng dưới hoặc kết quả trả về chỉ hiển thị 1 dòng đầu tiên. Để sửa lỗi bạn cần làm theo 3 bước sau:

• Bước 1: Đầu tiên vào File, ấn chọn Options.
• Bước 2: Chọn vào Formular -> Nhấn Calculation options, tick vào box Automactic (trong calculation đang chọn Manual).
• Bước 3: Chọn OK để hiển thị

Trên đây là những cách đánh số thứ tự trong Excel một cách đơn giản, nhanh chóng mà đội ngũ INVERT chúng tôi đã tổng hợp được. Mong rằng thông qua bài viết này các bạn hoàn toàn có thể đánh số thứ tự trong Excel dễ dàng. Nếu có thắc mắc bạn cũng có thể bình luận bên dưới bài viết, chúng tôi sẽ giải đáp nhanh nhất có thể cho bạn. Chúc bạn thành công.