Thời gian là gì? Bí quyết quản lý thời gian hiểu quả

Nguyên tắc quản lý thời gian là có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ, chia nhỏ các công việc lớn, hay xác định 20% công việc quan trọng, dành thời gian tốt cho những công việc  quan trọng và thời gian cho bản thân

1. Khái niệm và các thế hệ quản lý thời gian

1.1 Thời gian là gì?

• Thời gian là của chung
• Thời gian là một hằng số
• Thời gian không bao giờ ngừng lại.
• Thời gian không thể được điều chỉnh.
• Thời gian không thể được mua bán, trao đổi

1.2 Để quản lý thời gian thời gian hiểu quả?

Hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian dành  cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng  hiệu quả hoặc năng suất.

Kiểm soát tốt hơn cách chúng ta sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng  suốt về cách chúng ta sử dụng nó

1.3 Thói quen dùng thời gian hiện nay

1. Làm cái thích trước, cái không thích sau  
2. Làm cái biết cách làm trước
3. Làm cái dễ làm trước
4. Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước
5. Làm việc gấp trước việc quan trọng  
6. Làm việc nhỏ trước
7. Cái gì đến trước làm trước
8. Chờ đến hạn cuối cùng mới làm

1.4 Lợi ích của quản lý thời gian

Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá  nhân và tập thể, tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân, giảm bớt áp lực trong công việc, tăng niềm vui trong công việc, có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn, nâng cao sức sáng tạo

1.5 Các thế hệ quản lý thời gian

Thế hệ 1: Ghi chép bằng bút và giấy là để nhắc việc

Ưu	Nhược
Giúp nhớ được các mục tiêu ngắn hạn Giữ được mức tập trung tư tưởng cao	Tiện việc nào thì làm việc đó Việc quan trọng là việc trước mắt Không có gợi ý để người sử dụng nhớ ra những  việc nằm ngoài danh sách.

Thế hệ 2: Quản trị bằng lịch công tác để lập kế hoạch và chuẩn bị cho tương lai gần

Ưu	Nhược
Đặt công việc vào trục tọa độ thời gian Thứ tự các việc rõ ràng Giúp lập kế hoạch trước cho hoạt động trong  tương lai.	Xếp mọi việc vào lịch biểu, bất kể tầm quan  trọng

Thế hệ 3: Quản trị bằng xác định vai trò và mục đích dài hạn trước, lập kế hoạch, ưu tiên và kiểm soát, áp dụng tất cả các công cụ hiện đại

Ưu	Nhược
Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện	Lạm dụng chữ “Khẩn” Việc quan trọng xác định bởi giá trị và khẩn

Thế hệ số 4: Đây là bí quyết của người thành công: việc quan trọng nhất ở vị trí số một hay việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất và bạn nên lập ưu tiên cho công việc trong lịch, lập lịch cho các công việc ưu tiên

Câu hỏi đặt ra làm được nhiều việc với thời gian ít hơn, Việc quan trọng chưa được dành thời gian?

2. Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

2.1 Quản lý những “kẻ cắp” thời gian

Dưới đây là một số trường hợp và là “kẻ cắp” thời gian của chúng ta?

1. Không biết nói “Không”  
2. Điện thoại quá lâu  
3. Tiếp khách quá nhiều  
4. Văn phòng bừa bộn  
5. Trì hoãn công việc
6. E-mail quá nhiều
7. Tham dự quá nhiều cuộc họp  
8. Chủ nghĩa hoàn hảo
9. Sao nhãng và chuyển đổi công việc

Chúng ta cùng đi từng phần để giải quyết từng bước một nhé!!!

Để nói “Không” bạn nên: sắp xếp ưu tiên công việc, nói “không” khi việc không quan trọng lắm, nói “không” khi không phải trách nhiệm của bạn, hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ, hãy hỏi “có ai khác làm được việc đó không?”

Nói chuyện điện thoại lâu bạn nên: phân biệt chuyện phiếm với công việc, sắp xếp các ý tưởng cần bàn, lấy ống nghe ra khỏi máy

Tiếp khách quá nhiều bạn nên: giới hạn thời gian tiếp khách, cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được, đưa ra một phương cách chọn lọc khách

Văn phòng bừa bộn bạn nên: chỉ để thứ cần dùng trên bàn, để mọi thứ cần thiết trong tầm tay, chỉ định chỗ cho từng vật dụng  Hồ sơ sắp xếp hợp lý, thực hành 5S

Trì hoãn công việc bạn nên làm từng chút một, làm việc quan trọng trước, tự nhắc nhở mục đích đề ra, đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”

E-mail quá nhiều bạn nên: Giải quyết e-mail theo thời gian đã định trong ngày, duy trì tài khoản riêng biệt cho những e-mail cá  nhân, dùng phương pháp hệ thống như

• Xem qua tất cả các thư
• Xóa những thư không liên quan
• Chia thư thành 2 thư mục: Khẩn và giải quyết sau

Tham dự quá nhiều cuộc họp bạn nên: Xác định rõ mục đích của cuộc họp trước khi tham gia, tránh những cuộc họp mà bạn đóng góp rất ít, hỏi xin chương trình họp trước khi hứa dự họp

Chủ nghĩa hoàn hảo bạn nên: Sắp xếp ưu tiên cho từng việc, đừng mất thời gian cho việc thứ yếu, không để phân tâm vì những việc lặt vặt, hãy tin cậy giao việc cho người khác

Sao nhãng và chuyển đổi công việc bạn nên: cho hệ thống thư thoại nhận cuộc gọi khi bạn bận, tắt e-mail, dẹp báo chí và những thứ tiêu khiển khác ra khỏi  bàn làm việc, nếu có văn phòng riêng, hãy đóng cửa và treo biển  “Đang bận”

3. Lập kế hoạch cho thời gian

Là sử dụng danh sách và công cụ lập chương trình làm việc, bạn phải xây dựng lịch làm việc xoay quanh những ưu tiên chính và dùng danh sách việc phải làm hàng ngày

Những công cụ lập chương trình làm việc như: danh sách việc phải làm, lịch hẹn, sổ lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần, các phần mềm và phần cứng để lên lịch  làm việc

• Xây dựng lịch trình làm việc
• Xếp lịch làm việc chỉ 1 phần trong ngày
• Xếp lịch cho những công việc ưu tiên cao nhất trước
• Tập hợp những công việc như e-mail, giấy tờ, điện thoại để làm cùng 1 lúc
• Theo tiến độ hàng tuần, hãy chuyển những nhiệm vụ được ưu tiên nhưng chưa hoàn tất sang những khoảng thời gian trống sau này.

Lưu ý: những thời điểm làm việc hiệu quả và không hiệu quả trong ngày

3.1 Dùng danh sách việc phải làm hàng ngày

Lập danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo vào cuối ngày trước đó hoặc vào đầu ngày tiếp theo, bạn hãy lượng đúng việc bạn có thể làm trong ngày (nên đưa 1 nửa số việc bạn nghĩ có thể làm) và cố gắng loại những việc ít được ưu tiên, gạch bỏ những nhiệm vụ ra khỏi danh sách sau khi hoàn tất.

Sử dụng công cụ này 1 cách linh hoạt: Gi ành nhiều thời gian trống hơn trong lịch làm việc hàng ngày, chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng nhất mới được đưa vào lịch trình với thời lượng 2  tuần trở lên, sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế hoạch khi cơ hội xuất hiện

4. Những dấu hiệu cảnh báo bạn sẽ mất thời gian

• Hộp e-mail đến luôn đầy
• Thường xuyên làm việc ngoài giờ cho những nhiệm vụ “chỉ mình bạn mới làm được”
• Những nhiệm vụ được giao thường không được hoàn thành và sai  thời hạn
• Những người báo cáo trực tiếp cảm thấy họ thiếu nguồn lực hay
• thẩm quyền để giải quyết công việc
• Bạn phê bình cấp dưới và đích thân làm lại những việc đã giao cho họ
• Bạn thường xuyên can thiệp vào các dự án đã được giao cho người khác
• Tinh thần làm việc xuống thấp và tốc độ thay thế nhân viên tăng lên  
• Nhân viên không nhận trách nhiệm cho những nhiệm vụ mà bạn giao

Giao phó công việc: Là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng  thời giao cho họ quyền hành tương xứng với  trách nhiệm được giao

Lợi ích của giao phó công việc: giảm được lượng công việc và mức độ căng thẳng, xây dựng sự hiểu biết vững chắc của cấp dưới và năng lực cá nhân của họ, cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và cấp trên; nhân viên của bạn và công ty đều được hưởng lợi

Hướng dẫn giao phó hiệu quả: xây dựng ý thức chia sẻ trách nhiệm về các mục tiêu chung, thừa nhận năng lực của nhân viên, tập trung vào kết quả, giải thích nhiệm vụ rõ ràng và cung cấp nguồn lực cần thiết, tránh đùn đẩy những việc nhàm chán hoặc khó  khăn cho cấp dưới, tạo cơ hội nghề nghiệp cho người khác bằng cách giao những nhiệm vụ có tầm nhìn cao, giám sát tiến độ và đưa ý kiến phản hồi

Những nhiệm vụ không nên giao phó

1. Hoạch định, chỉ đạo và thúc đẩy nhân viên
2. Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên
3. Các cuộc thương lượng phức tạp với khách hàng
4. Các nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật đặc biệt
5. Tuyển dụng, sa thải và phát triển nghề nghiệp

5. Điều quan trọng nhất bạn nên hiểu quà tặng cuộc sống?

Để biết được giá trị của MỘT NĂM, hãy hỏi một học sinh bị ở lại một lớp.
Để biết được giá trị của MỘT THÁNG, hãy hỏi một người mẹ sinh con thiếu tháng.
Để biết được giá trị của MỘT TUẦN, hãy hỏi biên tập viên của một tuần báo.
Để biết được giá trị của MỘT GIỜ, hãy hỏi những người yêu nhau đang mong chờ được gặp nhau.
Để biết được giá trị của MỘT PHÚT, hãy hỏi một người bị lỡ chuyến tàu..
Để biết được giá trị của MỘT GIÂY, hãy hỏi một người vừa thoát khỏi một tai nạn.
Để biết được giá trị của MỘT PHẦN NGÀN GIÂY, hãy hỏi người vừa  nhận được huy chương bạc trong kỳ thi Olympic.

Hãy quý trọng từng giây phút mà bạn có! Hôm qua là lịch sử. Ngày mai là  bí ẩn còn đó. Hôm nay là món quà mà chúng ta có được. Đó là lý do  chúng ta gọi nó là “hiện tại / món quà”. ( Present)